Atención de PQR de Tratamiento de Datos

Elaborado por: SGI

Revisado por: SGI

Fecha elaboración: 12/OCT/2013

Fecha aprobación: 01/ENE/2020

Revisión: 01

Aprobado por: Gerente de Ventas

Objetivo y Alcance

Establecer parámetros claros orientados al cumplimiento de la política de tratamiento de datos, dando una respuesta oportuna y adecuada a las peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales de los titulares.

Este procedimiento aplica desde la llegada de la petición, queja o reclamo a Plasticaucho Colombia (ya sea por correo electrónico, línea telefónica o personalmente), hasta que se atiende y notifica la respuesta al cliente, proveedor o colaborador.

Definiciones

Reclamo completo

Solicitud del titular para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización, radicada correctamente con el formulario para ejercer sus derechos, anexando copia del documento de identidad y documentos de soporte.

Reclamo incompleto

Solicitud realizada informalmente sin el cumplimiento de los requisitos requeridos, información incompleta o con inconsistencias.

Reclamo en trámite

Etiqueta asignada a la solicitud una vez ha sido recibida completa y radicada, en un término no mayor a dos (2) días hábiles posterior a su radicación.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la recolección y fines del tratamiento.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Titular del dato

Persona natural a la que se refieren los datos personales.

NNA

Niños, Niñas y Adolescentes (menores de 18 años).

Marco Legal

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella. La Ley Estatutaria 1581 de 2012 establece las condiciones mínimas para el tratamiento legítimo de datos personales.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, recopile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes".

Procedimiento de Atención

Recepción de la Solicitud

Toda solicitud del titular del dato para corregir, actualizar, suprimir sus datos personales o para revocar la autorización, ya sea recibida a través de correo electrónico, telefónicamente, personalmente y/o direccionadas desde otros procesos internos, se direccionará así:

Colaboradores: a través del correo analistasl01@plasticaucho.com o entrega personal al proceso de Servicios Laborales.
Clientes o proveedores: a través del correo auxiliaraven01@plasticaucho.com, telefónicamente, personalmente o por página web.

Verificación y Registro

Si la solicitud está incompleta, debe contactarse al titular en un plazo no mayor a 5 días hábiles para indicar el procedimiento a seguir. Se registrará en la base de datos con la observación "reclamo incompleto".

Si la solicitud está completa, se consulta a los responsables de las bases de datos según el titular:

CLIENTES: Gestión de Ventas
PROVEEDORES: Gestión Contable
COLABORADORES: Servicios Laborales

Clasificación del Reclamo

Se contacta al titular en un plazo no mayor a 5 días hábiles para informarle el estado "reclamo en trámite". La causa se clasifica en:

Conocer los datos almacenados y el uso de estos
Actualizar datos personales
Rectificar los datos almacenados
Revocar la autorización para el tratamiento de datos
Suprimir los datos almacenados
Derecho vulnerado

Actuación y Respuesta

Una vez determinada la respuesta, se informa a los responsables de las bases de datos para que procedan con la atención idónea del reclamo. Se realiza la modificación, supresión y/o rectificación en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.

Si la causa es "DERECHO VULNERADO", se direcciona al proceso de Gestión Jurídica para su tratamiento, revisión, solución y respuesta.

Notificación

Se notifica al titular de la solución de su PQR a través del canal elegido por el titular.

Flujo de Atención de PQR

Etapa	Descripción	Responsable	Tiempo
Recepción	Llegada de la solicitud por correo, teléfono o personalmente	Auxiliar de Administración de Ventas / Analista de Servicios Laborales	Inmediato
Verificación	Revisión de completitud de la solicitud y documentos	Auxiliar de Administración de Ventas / Analista de Servicios Laborales	5 días hábiles
Registro	Radicación como "reclamo en trámite" y clasificación de la causa	Auxiliar de Administración de Ventas / Analista de Servicios Laborales	2 días hábiles
Actuación	Modificación, supresión o rectificación de los datos	TI / Gestión Jurídica (si aplica)	2 días hábiles
Notificación	Comunicación de la respuesta al titular por el canal elegido	Auxiliar de Administración de Ventas	15 días hábiles máximo

Tiempos de Respuesta

• Plasticaucho Colombia S.A. tiene un término máximo de 15 días hábiles para atender el requerimiento.
• Si no fuere posible atenderlo en dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha de atención, que no podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Si transcurridos 2 meses el solicitante no ha completado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Documentos Relacionados

Formulario para ejercer sus derechos como titular de los datos
Autorización tratamiento de datos personales
Aviso de privacidad
Política para el tratamiento de datos