Política de Tratamiento de Información
Elaborado por: SGI
Revisado por: SGI
Fecha elaboración: 12/OCT/2013
Fecha aprobación: 01/ENE/2020
Revisión: 01
Aprobado por: Gerente de Ventas
1. Objeto
Establecer los lineamientos sobre la recolección, uso, tratamiento, almacenamiento, intercambio, transmisión, divulgación y transferencia de datos personales. Establecer las responsabilidades de Plasticaucho Colombia S.A. y sus encargados respecto al tratamiento de datos personales.
2. Alcance
Esta política aplica para todos los titulares de información personal, colaboradores y procesos de Plasticaucho Colombia S.A.
3. Definiciones
4. Condiciones Generales
4. Marco Legal
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales.
De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, recopile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes".
5. Obligaciones
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para Plasticaucho Colombia S.A. en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la organización. Tanto el responsable como encargados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.
Cualquier incumplimiento debe ser reportado a servicliente@plasticaucho.com (clientes) o analistasl01@plasticaucho.com (colaboradores).
6. Estructura Organizacional
6.1 Servicio al Cliente
Teléfono: 4858999 en Acopi Yumbo, línea nacional 01 8000 188 999, correo: auxiliaraven01@plasticaucho.com
6.2 Servicios Laborales
Extensión 3128, correo: analistasl01@plasticaucho.com
6.3 Riesgo Operacional y Seguridad de la Información
Equipo especializado en cumplimiento de seguridad, prevención de riesgos e implementación de controles.
6.4 Comité de Gerencia
Órgano encargado de aprobar, crear y/o actualizar las políticas, manuales y lineamientos sobre protección de datos.
6.5 Entes de Control
- Auditoría Interna
- Auditoría Externa
- Servicios Laborales
- Superintendencia de Industria y Comercio
7. Principios para el Tratamiento de Datos
7.1 Principios de Recolección
Legalidad: El tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la ley.
Libertad: La recolección solo puede ejercerse con autorización previa, expresa e informada del titular.
Limitación: Solo deben recolectarse los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.
7.2 Principios de Uso
Finalidad: Los datos deben ser procesados con un propósito específico y explícito autorizado por el titular.
Temporalidad: Los datos se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento.
No discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas.
7.3 Principios de Calidad
Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
7.4 Principios de Protección y Acceso
Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los datos.
Transparencia: Garantizar el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
Acceso restringido: Solo se permitirá acceso al titular, personas autorizadas y quienes por mandato legal u orden judicial sean autorizados.
Circulación restringida: Solo se pueden enviar datos al titular, sus causahabientes, representantes legales o personas autorizadas.
Confidencialidad: Obligación de garantizar la reserva de la información incluso después de finalizada la relación laboral.
8. Derechos de los Titulares
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a responsables y encargados.
Obtener copia de la autorización suscrita al responsable.
Informarse sobre el uso que se da a los datos personales.
Dar trámite a consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley.
Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión del dato cuando la SIC haya determinado conductas contrarias a la ley.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
9. Procedimiento para Ejercer sus Derechos
9.1 Externos
- Imprima el formato para el ejercicio de derechos y diligencie cada campo. Especifique: nombres, datos de contacto, medios para recibir respuesta, motivos y descripción del derecho a ejercer.
- Anexe copia del documento de identidad ampliado al 150%.
- Adjunte documentos que soporten su solicitud.
- Radique en las oficinas de Plasticaucho Colombia S.A. (Cra. 35 No. 13 – 55, Acopi Yumbo) o envíe por correo certificado.
- Solicite copia del radicado.
- Valide el estado de su requerimiento dentro de 5 días hábiles. Plasticaucho Colombia S.A. atenderá su solicitud en un término máximo de 15 días hábiles.
9.2 Internos (Colaboradores)
- Consulte en ISOTOOLS el formulario "Para Ejercer Sus Derechos Como Titular De Los Datos".
- Envíelo al correo analistasl01@plasticaucho.com o entréguelo en Servicios Laborales.
- Adjunte documentos de soporte.
- Valide el estado en 5 días hábiles.
10. Procedimiento de Quejas ante la SIC
El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Plasticaucho Colombia S.A.
11. Deberes de Plasticaucho Colombia S.A.
11.1 Respecto del Titular
- Solicitar y conservar copia de la autorización.
- Informar claramente sobre la finalidad de la recolección.
- Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
- Informar sobre el uso dado a los datos.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos establecidos.
11.2 Calidad, Seguridad y Confidencialidad
- Observar principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias.
- Actualizar la información cuando sea necesario.
- Rectificar los datos cuando sea procedente.
12. Datos Especiales
Plasticaucho Colombia S.A. identifica los datos sensibles y los datos de NNA (Niños, Niñas y Adolescentes) con especial cuidado, implementando:
- Respeto al interés superior de los NNA.
- Aseguramiento de los derechos fundamentales.
- Mayores niveles de seguridad de la información.
- Incremento de restricciones de acceso y uso.
13. Video vigilancia
- Se utilizan medios de video vigilancia en sitios internos y externos de las instalaciones.
- Se informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante anuncios visibles.
- La información se utiliza para fines de seguridad de personas, bienes e instalaciones, y puede emplearse como prueba en procesos judiciales.
14. Niveles y Medidas de Seguridad
Plasticaucho Colombia S.A. aplica recomendaciones de estándares internacionales como ISO27001, Cobit e ITIL, y requisitos de la Circular 042 del 2012. Las medidas incluyen:
- Gestión de cumplimiento de políticas y procedimientos.
- Gestión de vulnerabilidades.
- Controles de acceso físico y lógico.
- Seguridad perimetral (Firewall, IDS, IPS).
- Seguridad local (antivirus).
- Gestión de actualizaciones.
- Monitoreo y protección de bases de datos.
- Gestión de incidentes.
- Capacitación y concientización.
- Protección de datos sensibles.
- Seguridad del recurso humano (acuerdos de confidencialidad).
15. Transferencia Internacional
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será imprescindible contar con la autorización del titular. La transferencia se realiza únicamente a terceros con quien Plasticaucho Colombia S.A. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
16. Aviso de Privacidad
El aviso de privacidad puede ser consultado en www.plasticaucho.com.co
17. Modificación y/o Actualización
Cualquier cambio sustancial se comunicará a través de medios habituales de contacto, página web, correo electrónico o publicación en diario de amplia circulación. Las comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas.